مجموعه دستورالعمل های اداره کتابخانه های عمومی کشور

 

 

 

 نکته: این ویراست پس از اعمال نظرات کارشناسان و تایید مدیران ابلاغ خواهد شد بنابرین فعلا قابل استناد و اجرا نیست.   

نهاد کتابخانههای عمومی کشور به منظور افزایش کمّی و کیفی سطح خدمات کتابخانههای عمومی در هر استان، ایجاد یک کتابخانهی عمومی بزرگ به عنوان کتابخانه مرکزی استان را پیشبینی نموده است. این کتابخانهی عمومی با توجه به جایگاه آن در شیوهی اداره، نوع منابع، سطح مجموعهسازی، برنامهها و خدمات ارائه شده با سایر کتابخانههای عمومی متفاوت است و به صورت خاص مطابق این دستورالعمل اداره میشود. بدین منظور و در راستای تحقق سند چشمانداز نهاد کتابخانه های عمومی کشور مبنی بر ایجاد مرکزی برای یادگیری، رشد مهارت، و ارتقای تعاملات فکری و علمی، دستورالعمل ادارهی کتابخانه ی مرکزی استان به شرح ذیل تدوین و برای اجرا ابلاغ میشود.

 

فصل اول: تعاریف، اهداف و فعّالیّت ها

مادّه 1) تعریف

کتابخانه ی مرکزی استان اصلیترین مرکز فرهنگی نهاد کتابخانههای عمومی کشور در هر استان است که وظیفهی فراهم آوری، نگهداری، سازماندهی، بازیابی، اشاعه، و ارائه اطّلاعات برای استفاده عموم را بر عهده دارد و منابع آن، نیازهای اطّلاعاتی عموم مردم جامعه با رویکرد جغرافیای فرهنگی را برآورده میکند. همچنین پیشینههای مکتوب و مضبوط مرتبط با استان در آن نگهداری میشود و بزرگترین و منحصر بفردترین مجموعه منابع اطّلاعاتی در سطح استان شامل کتاب، نشریه، رومه، منابع دیداری و شنیداری و پایگاههای اطّلاعاتی برای محققان و پژوهشگران را فراهم میآورد. کتابخانهی مرکزی از برخی وجوه مانند به کارگیری فنّاوریها و ارائهی خدمات نوین کتابخانه ای، هدایت امور فنّی سایر کتابخانه های عمومی با کمک افراد متخصّص، برگزاری برنامههای فرهنگی ویژه در سطح استان، و سطح و تنوّع خدمات کتابخانهای، پیشگام سایر کتابخانه های عمومی در استان محسوب میشود.

 

مادّه 2) اهداف

• تقویت مؤلّفه های هویت ملّی، انقلابی، دینی و فرهنگی استان؛

• کمک به ارتقای مطالعه مفید و ترویج فرهنگ کتابخوانی با استفاده از فنّاوری ها و ارائه ی خدمات نوین کتابخانه ای؛

• کمک به آموزش مادام العمر افراد جامعه از طریق تعامل با نهادهای آموزشی و فرهنگی؛

• افزایش تعاملات فکری، علمی، و فرهنگی و کمک به رشد مهارتهای افراد جامعه؛ و

• انجام امور فنّی و هدایت آن در سایر کتابخانه های عمومی استان.

 

ماده 3) فعّالیّت ها و برنامه های اجرایی

اهم فعّالیّتها و برنامههای اجرایی کتابخانه ی مرکزی استان عبارتست از:

• گردآوری مجموعهی متنوّع و کاملی از منابع اطّلاعاتی به ویژه کتاب و نیز پیشینههای مکتوب و غیر مکتوب مرتبط با استان، جمع آوری آثار نویسندگان بومی استان و تأمین نیازهای اطّلاعاتی گروههای مختلف در سطح استان؛

• ارائهی مشاورهی اطّلاعاتی به عموم و پژوهشگران، کمک به فعّالیّت های پژوهشی آنها و ارائه ی خدمات کتابخانه ای متناسب با نیازهای آنها؛

• ارائه خدمات کتابخانه ای به عموم جامعه و نیز اقشار خاص با در نظر گرفتن اقتضائات سنی، فرهنگی، جغرافیایی و جسمی؛

• برپایی جلسات، سمینارها و همایشهای مرتبط با تاریخ، فرهنگ، ادبیات، و شخصیّتهای استان با توجه به فرهنگ ایرانی-اسلامی و تقویت گفتمان انقلاب اسلامی؛

• برپایی جلساتی با هدف معرّفی و نقد آثار نویسندگان و پژوهشگران استانی؛

• کمک به تقویت جلسات نقد کتاب و منابع مکتوب در شهرستانها و سایر کتابخانههای عمومی؛

• تشکیل گروههای مطالعاتی پیرامون یک کتاب مشخّص، مجموعه آثار یک نویسنده یا مجموعهای از منابع در یک موضوع با دارا بودن شاخصهای سیر مطالعاتی؛

• تشکیل جلسات تدریس منابع سیرهای مطالعاتی؛

• برپایی نمایشگاه فرهنگی با موضوعات روز؛

• ارائه ی خدمات اینترنتی به عموم و ایجاد فرصتهای مناسب برای بهرهمندی از فضای مجازی برای عموم؛

• گسترش توانمندیهای بهرهگیری از محیط مجازی؛

• آگاهی رسانی جاری در مورد خدمات و منابع کتابخانه ؛

• استفاده از محملهای مختلف اطّلاعاتی برای ارائهی اطّلاعات؛

• ارائه مشاورههای تخصّصی کتاب در موضوعات پرمخاطب؛

• برگزاری جلسات قصهگویی، کتابخوانی و سایر برنامههای متناسب با بخش کودک؛ و

• برگزاری فعّال برنامههای کانون ادبی در حوزه نظم و نثر.

 

فصل سوم: ساختار اداری و نیروی انسانی

ماده 4) کتابخانه مرکزی از سه اداره تشکیل میشود که عبارتند از: ادارهی امور کتابخانه، ادارهی امور فرهنگی و روابط عمومی، و ادارهی پشتیبانی. سه ادارهی مذکور زیر نظر رییس کتابخانه مرکزی فعّالیّت میکنند. شرح فعّالیّت هر یک از ادارات مذکور در ادامه ذکر میشود.

 

4-1. رییس کتابخانه مرکزی

رییس کتابخانه ی مرکزی پس از پیشنهاد مدیرکل کتابخانههای عمومی استان به معاونت توسعه کتابخانهها و کتابخوانی معرفی میشود. پس از تأیید معاون توسعه کتابخانهها و کتابخوانی نهاد با حکم مدیر کل استان منصوب میشود. رییس کتابخانه مرکزی همزمان مشاور مدیرکل استان نیز خواهد بود.

 

 

4-2. ادارهی امور کتابخانه

الف- رییس ادارهی امور کتابخانه  مرکزی

وظایف رییس ادارهی امور کتابخانه به شرح ذیل است:

• زمانبندی فعّالیّت کارکنان واحدهای ذیربط؛

• نظارت بر عملکرد کارکنان واحدهای ذیربط؛

• برنامه ریزی انجام امور در واحدهای ذیربط.

 

ب-کتابدار بخش عضویّت

وظایف کتابدار بخش عضویّت بدین شرح است:

• ثبت نام اعضا برای عضویّت در کتابخانه؛

• تمدید عضویّت اعضای کتابخانه ؛

• ثبت درخواست مراجعان در سامانه طرح کتاب من؛

• اطّلاع رسانی در خصوص رویّه ها و راهنمایی مراجعین.

 

ج- کتابدار بخش نسخ خطّی

اهمِّ وظایف کتابدار بخش نسخ خطّی عبارتند از:

• تهیّه، گردآوری و سازماندهی نسخ خطّی، اسناد تاریخی، کتب چاپ سنگی، و عکس های تاریخی موجود در کتابخانه؛

• پیگیری رقومیسازی منابع موجود در بخش؛

• ارائهی خدمات اطّلاعاتی مرتبط با منابع موجود در بخش؛

• برنامه ریزی به منظور حفاظت فیزیکی از منابع موجود در بخش و تطویل عمر آنها؛

• شناسایی منابع خطّی و سنگی موجود در استان (منابع در اختیار سازمانها یا مجموعه های شخصی)؛

• انجام اقدامات لازم در خصوص تولید فهرست نسخ خطّی مجموعه و استان؛

• انجام اقدامات لازم در خصوص احیای نسخ خطّی و تعمیر آنها؛

• انجام اقدامات لازم در خصوص تصحیح و بازچاپ آثاری که از حیث محتوایی، نفیس و ارزشمند به شمار می روند، طی همکاری با مراکز تحقیقاتی و دانشگاه ها.

نکته: در صورت توانمندی و طی دورههای آموزشی مربوط به آفتزدایی، مرمّت و رقومیسازی نسخ خطّی، این امور توسط کتابدار بخش انجام شود. در صورت عدم توانمندی، فرد مم به طی کلیّهی دورههای آموزشی مربوطه است. همچنین در صورت نیاز به تجهیزات خاص برای انجام کلیّهی امور مربوط به نسخ خطّی، این امور با برون سپاری انجام شود.

 

د- کتابدار بخش کودک

اهمِّ وظایف کتابدار بخش کودک عبارتند از:

• آماده سازی و سازماندهی منابع کودک؛

• ارائه خدمات اطّلاعاتی به کودکان؛

• زیباسازی بخش کودک بر اساس الگوهای موفق؛

• اجرای برنامههای متناسب با نیازهای کودکان؛

• ارائه مشاوره اطّلاعاتی و منابع مناسب برای والدین. 

 

ه- کتابدار بخش پژوهشگران

اهمِّ وظایف کتابدار بخش پژوهشگران عبارتند از:

• آماده سازی و ساماندهی منابع موجود در بخش؛

• ارائه خدمات اطّلاعاتی با استفاده از منابع موجود در بخش.

 

و- کتابدار بخش مرجع

اهمِّ وظایف کتابدار بخش مرجع عبارتند از:

• آماده سازی و ساماندهی منابع اطّلاعاتی موجود در بخش؛

• ارائه خدمات اطّلاعاتی با استفاده از منابع موجود در بخش؛

• ارائهی مشاوره اطّلاعاتی به عموم؛

• شناسایی و معرفی پایگاه های مرجع برخط و برون خط مورد استفاده عموم؛

• شناسایی و معرفی منابع مرجع در قالب هایی نظیر راهنما، بروشور، و مجله؛

• ارائهی خدمات مشاوره ای به پژوهشگران، و دانشجویان مقاطع تحصیلی مختلف در خصوص روش شناسی پژوهش و تجزیه و تحلیل داده ها؛

• شناسایی و معرفی پایگاه های اطّلاعاتی برخط و برون خط داخلی و خارجی در قالب هایی نظیر راهنما، بروشور، و مجله؛

• تعامل با سازمان های کارگزار اطّلاعات و تولید کنندهی اطّلاعات برای دریافت منابع اطّلاعاتی مورد نیاز پژوهشگران؛

• آموزش استفاده از پایگاه های اطّلاعاتی پژوهشی به پژوهشگران؛

• راهنمایی مولّفین و پژوهشگران استان در مورد چگونگی ارائهی محتوا در قالب کتاب یا مقاله در نشریّات داخلی و خارجی.

منابع اطّلاعاتی موجود در این بخش عبارتند از:

- پایان نامه های ارائه شده توسط دانشجویان مقاطع تحصیلی مختلف یا تهیّه شده طی تفاهمنامه و خرید؛

- طرح های پژوهشی مرتبط با مسائل استان؛

- اشتراک پایگاه های اطّلاعاتی فارسی و غیر فارسی مورد نیاز پژوهشگران استان.

 

ز- کتابدار بخش نشریّات

اهمِّ وظایف کتابدار بخش نشریّات عبارتند از:

• آماده سازی و سازماندهی منابع موجود در بخش؛

• ارائه خدمات اطّلاعاتی مرتبط با نشریّات؛

• ساماندهی و نگهداری آرشیو نشریّات؛

• ارسال دورههای تکمیل شده نشریّات برای صحافی.

 

ح- کتابدار بخش نابینایان و کم بینایان

اهمِّ وظایف کتابدار بخش نابینایان عبارتند از:

• آماده سازی و ساماندهی منابع موجود در بخش؛

• ارائه ی خدمات اطّلاعاتی به نابینایان و کم بینایان؛

• تولید یا تهیّه منابع بریل و گویا مطابق نیازهای اطّلاعاتی نابینایان (پس از دریافت تأییدیه کارشناس منابع استان).

 

ط- کتابدار بخش امانت

اهمِّ وظایف کتابدار بخش امانت عبارتند از:

• انجام خدمت امانت به اعضای کتابخانه؛

• پیگیری منابع واجد تأخیر.

 

ی- بخش خدمات فنّی

مهمترین وظیفه کارکنان بخش خدمات فنّی عبارتند از:

• فهرست نویسی و آماده سازی کلیّهی منابع اطّلاعاتی وارد شده به کتابخانه ؛

• روزآمدسازی قفسهی تازههای کتاب.

 

ک- کتابدار بخش صحافی

مهمترین وظیفه کتابدار بخش صحافی، ترمیم کتب موجود در کتابخانه مرکزی و سایر کتابخانه های عمومی استان است. رؤسای ادارات شهرستانها ممند طی مکاتبه رسمی با رییس کتابخانه مرکزی، درخواست خود را مبنی بر صحافی منابع ارائه کنند. ادارات کل استانی وظیفه تأمین نیازهای تجهیزات این بخش را به عهده دارند.

 

4-3. ادارهی امور فرهنگی و روابط عمومی

الف- رییس ادارهی امور فرهنگی و روابط عمومی

وظایف رییس ادارهی امور فرهنگی و روابط عمومی عبارتند از:

• برنامه ریزی فعّالیّتهای واحدهای ذیربط؛

• نظارت بر فعّالیّتهای واحدهای ذیربط؛

• ایجاد زمینه و بستر لازم برای همکاریها و ارتباط فرهنگی کتابخانه  با سایر مراکز.

 

ب- کارشناس امور فرهنگی

وظایف کارشناس امور فرهنگی در کتابخانهی مرکزی استان بدین شرح است:

- برنامه ریزی برای اجرای برنامه های جنبی، جلسات، و امور فوق برنامه در کتابخانه؛

- برنامهریزی اجرایی برای ایجاد ارتباطات و برگزاری برنامههای علمی-پژوهشی (برگزاری جلسات نقد و بررسی/گروههای مطالعاتی/ برگزاری کارگاههای آموزشی و .)؛

- تشکیل بانک اطّلاعاتی از مراکز فرهنگی پیرامون کتابخانه و در اختیار داشتن بانک مراکز فرهنگی استان جهت ارتباط گیری منظّم و توجیه و تبیین برنامههای فرهنگی؛

- اطّلاعرسانی کلیه فعّالیتهای فرهنگی (شبکه کتابخوانان حرفهای، مسابقات فرهنگی، معرّفی کتابهای برتر و .) در کتابخانه و مراکز فرهنگی مرتبط؛

- برنامهریزی برای عضوگیری شبکه کتابخوانان حرفهای، به گونهای که به تدریج کلیه اعضای کتابخانه به عضویّت شبکه درآیند؛

- برگزاری جلسات دیدار با اهل قلم و نقد و بررسی (با همکاری کارشناس روابط عمومی و منابع)؛

- تنظیم اخبار فرهنگی کتابخانه و شهرستان و ارائه به کارشناس روابط عمومی برای انعکاس در جراید و درج در تابلو اعلانات فرهنگی؛

- برگزاری نمایشگاه کتاب در کتابخانه؛

- برنامهریزی تشکیل گروههای مطالعاتی و نظارت بر نحوه ی اجرا؛

- پیگیری تشکیل بانک اطّلاعاتی از اعضای فعّال فرهنگی کتابخانه برای ارتباط گیری؛

- برنامهریزی برگزاری مسابقات فرهنگی حسب شرایط و نیاز استان؛

- برگزاری نشستها و همایشهای فرهنگی در صورت وم؛

- برنامهریزی و نظارت بر فعّالیتهای فرهنگی گروههای خاص عضو کتابخانه (کودکان، نوجوانان، نابینایان و .)؛

- استعلام برگزاری منابع جلسات نقد، مسابقات و کلاسهای آموزشی (خارج از بخشنامههای ابلاغی) از اداره کل استان به منظور تأیید نهاد؛

- تهیّه گزارش عملکرد فرهنگی سالانه کتابخانه؛

- تهیّه شناسنامه فرهنگی کتابخانه و به روز رسانی به صورت ماهیانه.

- فروشگاه کتاب و محصولات فرهنگی

برپایی فروشگاه کتاب و محصولات فرهنگی با برون سپاری و طی قرارداد با اشخاص حقیقی یا حقوقی صورت گیرد. نظارت بر فعّالیّت فروشگاه کتاب و محصولات فرهنگی بر عهده رییس اداره امور فرهنگی و روابط عمومی است. برخی از مهمترین خدمات ارائه شده در فروشگاه کتاب و محصولات فرهنگی عبارتست از:

• فروش کلیّهی منابع مناسب و مورد تقاضای عموم؛

• ارائهی محصولات و اقلام فرهنگی.

 

ج- کارشناس روابط عمومی

برخی از مهمترین وظایف کتابدار روابط عمومی کتابخانه مرکزی عبارتند از:

• اطّلاعرسانی عمومی در مورد فعّالیّت ها و خدمات کتابخانه مرکزی؛

• تهیّه و ارائهی گزارش  فعّالیّتهای عمومی و تخصّصی مجموعه کتابخانه مرکزی به صورت دوره ای؛

• تغذیهی محتوایی وبسایت کتابخانه مرکزی؛

• هماهنگی و برنامه ریزی برای راه اندازی و مدیریّت نمایشگاه های مناسبتی و ثابت؛

• ارزیابی محتوایی و اجرایی نمایشگاههای مناسبتی و ثابت؛

• ثبت نام افراد برای شرکت در خدمات جنبی و کارگاههای آموزشی؛

• راهنمایی کلیّهی مراجعینی که به صورت گروهی برای آشنایی با خدمات کتابخانه به کتابخانه مراجعه میکنند؛

• تهیّه آمارهای مورد نیاز.

 

4-4. ادارهی پشتیبانی

الف- رییس اداره پشتیبانی

وظایف رییس ادارهی پشتیبانی به شرح ذیل است:

• برنامه ریزی و نظارت بر امور کارکنان واحدهای ذیربط؛

• نظارت و ارزیابی کیفیت فعّالیّت بخشهای ارائه کنندهی تسهیلات رفاهی.

 

ب- کارشناس فناوری اطّلاعات

وظایف کارشناس فنّاوری اطّلاعات بدین شرح است:

• ایجاد، گسترش و بهبود شبکه ی رایانه ای در کتابخانه؛

• برطرف ساختن مشکلات سخت افزاری؛

• انجام تمهیدات مربوط به فنّاوری اطّلاعات برای برگزاری امور جنبی؛

• انجام امور فنّی مربوط به وبسایت و سایر امور مجازی کتابخانهی مرکزی.

 

ج- مسئول امور عمومی

مسئول امور عمومی وظایف کارپردازی و تأسیسات کتابخانه را به صورت همزمان انجام می دهد. همچنین انجام امور اداری و مالی کتابخانه بر عهده مسئول امور عمومی خواهد بود. مهمترین وظایف مسئول امور عمومی عبارتند از:

• انجام امور کارپردازی؛

• آماده سازی مومات ضروری برای برگزاری جلسات فوق برنامه؛

• خرید لوازم اداری مورد نیاز کتابخانه.

• کارشناسی و رفع مشکلات امور تأسیسات ساختمان کتابخانه ؛

• مشارکت در طرحهای تأسیساتی کتابخانه؛

• ارائهی م در خصوص امور فنّی و تأسیسات به مدیر ذیربط؛

• ارائه دادن راهکارهای مفید در بهینهسازی مصرف در کتابخانه؛

• مدیریّت لازم در مورد مصرف اقلام تأسیساتی خریداری شده.

 

د- کارکنان خدمات

کارکنان خدمات 5 گروه را شامل میشوند: نظافتچی، پیش خدمت، باغبان، و نگهبان. جذب کارکنان خدمات و اهمِّ وظایف آنها مطابق دستورالعمل نحوه ی تأمین نیروی پشتیبانی تعریف میشود.

 

ه- بخشهای رفاهی

بخشهای رفاهی کتابخانه با برون سپاری و قرارداد با اشخاص حقیقی یا حقوقی اداره میشود. نظارت بر بخشهای رفاهی بر عهده رییس اداره پشتیبانی است.  اهمِّ تسهیلات رفاهی قابل عرضه در کتابخانههای مرکزی استان عبارتند از: بوفه، فروشگاه غذاهای آماده، رستوران، سرویس رفت و آمد گروههای خاص به کتابخانه، خدمات رایانهای نظیر تایپ و تکثیر.

 

و- مسئول دفتر خدمات اینترنتی

دفاتر خدمات اینترنتی طبق ضوابط مندرج در دستورالعمل اداره دفاتر خدمات اینترنتی با برون سپاری به بخش خصوصی حداقل دو نوبت کاری در کتابخانه مرکزی فعّالیّت میکنند. همچنین وظایف مسئول دفتر خدمات اینترنتی بدین شرح است:

• ایجاد امکان دسترسی به خطوط اینترنتی پر سرعت برای اعضا در زمان فعّالیّت کتابخانه مرکزی؛

• ارائه خدمات مناسب برای ارائه اطّلاعات مورد نظر اعضای کتابخانههای عمومی با ذخیره الکترونیک یا ارائه نسخه چاپی.

 

ماده 5) مخازن کتاب کتابخانه مرکزی به صورت باز اداره شود.

 

ماده 6) ادارات کل کتابخانههای عمومی مجاز به استفاده اداری از فضاهای کتابخانههای مرکزی نیستند. در صورت داشتن فضای مشترک، مدیر کل استان موظّف است اقدامات لازم برای تأمین فضای مورد نیاز اداره کل در خارج از ساختمان کتابخانه مرکزی را انجام دهد.

ماده 7) تفکیک جنسیّتی بخشهای ارائه کننده خدمات کتابخانهای (مانند بخشهای نشریّات، چندرسانهای، خدمات اینترنتی، و مرجع) مجاز نیست. به عبارت دیگر، در فضاهایی که خدمات کتابخانهای ارائه می شود، تفکیک بخشها برای خانمها و آقایان مجاز نیست.

 

ماده 8) تفکیک جنسیتی برخی فضاهای ارائهی خدمات غیر کتابخانهای مانند سرویسهای بهداشتی، محلهای استراحت یا نمازخانهها ضروری است.

 

ماده 9) در نقاط کور مخازن یا بخشها یا اماکن ارائه خدمات برای فضاهای نیازمند کنترل از دوربینهای مدار بسته استفاده شود و با استفاده از فنّاوریها به عنوان جایگزین نیروی انسانی برای مشاهده و کنترل فضاها استفاده شود.

 

ماده 10) تفکیک مخزن و محل ارائه منابع مجاز نیست. تفکیک مخزن منابع و محل ارائه آن به مراجعین تنها در دو صورت میتواند دو مکان مختلف باشد که: الف- کمبود فضای مخزن، مانع از حضور مراجعین در محل مخزن شود؛ ب- درخواست منابع به صورت خودکار صورت گیرد و نیازمند استفاده از نیروی انسانی نباشد (درخواستهای امانت از طریق نرم افزار مدیریّت کتابخانه به صورت خودکار توسط اعضا ارسال و توسط کتابدار مخزن دریافت شود).

 

ماده 11) فرآیند ایجاد بخش ویژه

برای افزایش سطح خدمات و ایجاد بخش ویژه بدین ترتیب اقدام شود:

- فضای مورد نیاز برای ارائه خدمات در کتابخانههای مرکزی استان در نظر گرفته شود؛ 

- از اداره کل امور کتابخانهها تأیید بخش ویژه و جذب نیروی مربوطه درخواست شود؛

- تجهیزات و منابع مورد نیاز تهیّه شود و تا زمان جذب نیروی متخصّص، از نیروهای کتابدار کتابخانه مرکزی برای اداره بخش استفاده شود؛

- پس از تأیید اداره کل امور کتابخانهها، سهمیه ویژه بخش، از اداره کل منابع درخواست شود.

 

 

 

ماده 12) توزیع نیروی انسانی کتابخانهی مرکزی استان

جدول توزیع نیروی انسانی کتابخانه مرکزی استان به شرح ذیل است: